Focado na segurança do paciente, avaliando todo o ciclo de utilização do medicamento e os dados já mencionados pela ASHP, percebemos a possibilidade de atuação em ao menos três pontos: prescrição médica, dispensação e administração do medicamento. Com o envolvimento direto da direção da Farmácia neste processo, dirigimos as ações para a implantação de um sistema eletrônico de prescrição e de um processo logístico do medicamento mais seguro desde o recebimento até a dispensação.

Estas ações estavam alinhadas com a cultura de qualidade e segurança no HIAE, que, ainda no fim dos anos 1990, estava em busca da certificação inédita da Joint Commission Accreditation on Healthcare Organizations (JCAHO) fora dos Estados Unidos. Por meio do projeto adotado, cumprimos o standard da Joint Commission a respeito da rastreabilidade de medicamentos.

 

O conceito de qualidade da Dose Unitária é inquestionável.

Entretanto, encontramos pontos frágeis. Diante de tantos avanços tecnológicos na nossa sociedade, buscamos adotar todos os meios cabíveis e disponíveis para salvaguardar as vidas que atendemos diariamente. Nossas ações foram confirmadas e reforçadas com a publicação do IOM, a qual recomenda a informatização e a automação como meios para se evitar erros e efeitos adversos, em síntese, um mecanismo amplamente disponível e eficiente como fonte de segurança.

O primeiro passo

Para aprimorar a segurança do paciente, o HIAE iniciou o projeto de rastreabilidade intra-hospitalar. Tinha-se, portanto, o objetivo de monitorar o recebimento, distribuição, dispensação e administração dos medicamentos, mantendose o controle sobre lote e validade dos medicamentos nestes processos.

Até aquele momento não existia viabilidade de se realizar a rastreabilidade, pois os medicamentos entregues pelos fabricantes não possuíam os requisitos mínimos para tal tipo de controle. A totalidade dos fornecedores não disponibilizava medicamentos em embalagens identificadas adequadamente.

Quando da existência do código de barras, este informava somente de qual produto se tratava (código EAN 13 – Fig 1) e, normalmente, em sua embalagem secundária.

 

Em se tratando de dispensação hospitalar, é imperativo que a identificação completa seja realizada na embalagem primária.

Para se contornar o problema e atender esta demanda, a alternativa adotada estava na re-etiquetagem (re-identificação) dos medicamentos em todos os tipos de apresentação e formas farmacêuticas com a impressão de código de barras contendo os dados de produto e lote, ou produto, lote e validade, além das informações completas do produto, lote e validade no formato humano-legível . Para ampolas e frascos-ampola a solução era trabalhosa (Fig 2), mas a situação tornava-se ainda mais crítica quando tratamos processo, o HIAE investiu em uma máquina table-top para unitarização, promovendo a remoção de cada unidade de sua embalagem original.

 

 

 

 

 

No mercado brasileiro, a venda de medicamentos em bulk é praticamente inexistente, o que torna esta atividade mais custosa e geradora de muitos resíduos, como cartuchos, blísteres e bulas. Para esta prática, posteriormente, com a publicação RDC 67/2007 da ANVISA , no processo de reembalagem nas maquinas table-top, a validade do medicamento deve ser reduzida a 25% do tempo restante da data original do fornecedor. Esta situação se mantém até a atualidade. Em 2005, para o atendimento de 460 leitos, pronto-atendimento e outras duas unidades de atendimento ambulatorial (Paraisópolis e Alphaville), o HIAE reembalava cerca de 80 mil sólidos orais e reetiquetava cerca de 250 mil ampolas ou frascos-ampola por mês.

A solução adotada oferece risco

Em síntese, temos aí outro ponto de risco. A atividade de reetiquetagem é um passo crítico, de elevado custo de mãode- obra e em que envolvemos a possibilidade de inserção de informações incompletas, incorretas ou trocadas. Para se evitar tais enganos, a adoção de políticas de prevenção de erros e controle de qualidade pós-etiquetagem é recomendada.

Adicionalmente, ainda existe a possibilidade de erro no recebimento de medicamentos na entrada do estoque no hospital.

Neste momento, havendo controle de lote na distribuição interna dos produtos, as informações de lote e validade devem ser digitadas no sistema. Com isto, incorre-se no risco de erro de cópia de informações comprometendo a capacidade de rastreabilidade dos dados durante o período de utilização do medicamento. Não sendo bastante os problemas já listados, deve-se ter atenção à qualidade de impressão das etiquetas, pois códigos mal impressos não podem ser lidos e toda a cadeia fica comprometida.

Portanto, é imprescindível um programa eficaz de manutenção preventiva nas impressoras , aquisição de etiquetas e filme de impressão adequados, de modo que não borrem no manuseio ou no uso de líquidos utilizados nos processos assepsia.

A solução ideal

Dada a condição de insegurança já discutida, e participando do grupo de trabalho Saúde da GS1 Brasil , indentificamos indústrias parceiras que estavam a adotar o padrão de codificação GS1 RSS composto (atual DataBar – Fig 4) em cada unidade de medicamento na sua linha de produção.

 

Neste formato de maior capacidade, pode-se inserir dados variáveis como lote e validade no seu conteúdo de informações. Mais tarde, em 2008, novos parceiros aderiram à proposta e seguiram as novas diretrizes internacionais que demandavam o uso do código GS1 DataMatrix (Figs 5 e 6).

 

 

Com o código bidimensional de conteúdo variável deixamos de ter a necessidade de re-etiquetagem de todos os produtos e passamos a ter o processo de recebimento com maior segurança.

No momento da leitura do código, o sistema importa automaticamente os dados de lote e validade e elimina a possibilidade de erro no registro destes dados no sistema de gestão de estoques da empresa. Zellmer , tendo em vista o levantamento realizado do atual status da farmácia hospitalar pela American Society of Health-System Pharmacists (ASHP) , vê como meio de segurança e redução de custos, a necessidade da adequação da indústria para o fornecimento de medicamentos pré-embalados em doses individualizadas já com código de barras. Isto vem em consonância com os estudos do grupo da GS1 Brasil.

Um desafio bastante grande para a indústria farmacêutica nacional ainda permanece quanto à aplicação do código nos blísteres de sólidos orais . Pretende-se que, uma vez fracionado (através de blísteres picotados), todas as unidades possuam a identificação completa requerida para rastreabilidade, sem a necessidade re-embalagem nos hospitais que realizam o processo de dispensação por Dose Unitária.

Após a adesão dos diversos parceiros, em dezembro de 2010, após diversas expansões de atendimento, para cerca de 600 leitos, prontoatendimento e outras 4 unidades ambulatoriais (Paraisópolis, Alphaville, Ibirapuera e Perdizes- Higienópolis), o HIAE atingiu os seguintes indicadores: Reembalagem de cerca de 180 mil sólidos orais e reetiquetagem de cerca de 250 mil ampolas ou frascos-ampola por mês. Outras 120 mil unidades de ampolas e frascos-ampola deixaram de ser etiquetadas por já portarem o código GS1 DataMatrix.

Para a adoção dos novos padrões os softwares adotados na logística interna dos hospitais também precisaram ser adequados à recuperação das informações do código.

 

No processo de leitura do código do medicamento, o sistema deve reconhecer o caractere FNC1, os AIs relevantes para o seu processo e gravá-lo. Num exemplo mais básico, deve entender que o GTIN14 (AI 01) lido é correspondente ao um produto do seu cadastro interno. Deve, por conseguinte, gravar as informações de lote e validade para realizar a complete identificação do medicamento na sua cadeia interna. O tema, apesar de aparentemente complexo, não é. A GS1 ofereceu suporte bastante detalhado para que se entendessem as adequações necessárias.

Inicialmente comentamos que a solução proposta para a dispensação teria impacto direto sobre a administração de medicamentos, uma das etapas mais críticas e sensíveis a erro como demonstrado na estatística da ASHP. Em 2011 o HIAE deve evoluir mais uma passo na importante missão da segurança do paciente, com a adoção do sistema de checagem eletrônica da administração de medicamentos à beira do leito.

Neste processo, a equipe de enfermagem lê o código de barras do medicamento dispensado pela farmácia, confirmando a administração do medicamento. Na inexistência de código de barras na embalagem primária do produto, este processo torna-se inviável.

Muito se tem discutido e publicado a respeito da automação deste processo e o objetivo principal é atingir os conhecidos 5 certos: paciente certo, medicamento certo, via certa, horário certo e dose certa.

Desenvolvido o enfoque neste assunto, o número 5 já foi ampliado e agora se fala em 9 , onde percebemos que o processo automatizado permite que a maior parte deles possa ser coberta com a implantação da tecnologia: A checagem eletrônica permite paciente certo, medicamento certo, dose certa, horário certo, registro certo (documentação), direito de recusa e justificativa correta.

O direito de conhecimento (educação do paciente) e via certa ainda permanecem inerentes ao processo do profissional envolvido. Por fim, cercamos todo caminho do medicamento, onde a utilização do código de barras se expõe como um método eficaz de segurança na administração de medicamentos.

Dentro deste panorama, a rastreabilidade de medicamento também já entrou no mérito de normatizações da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), órgão nacional responsável por regular o setor da saúde no Brasil.

Preocupada com a constante prática de falsificação de medicamentos assim como o roubo de carga, a ANVISA preparou legislação específica para controle do setor. Em 14 janeiro de 2009 foi publicada a lei 11.903 que determinava a criação de sistema de rastreamento de medicamentos desde a produção até o consumo por meio eletrônico.

Posteriormente foi publicada a RDC 59 em 25 de novembro de 2009, dispondo sobre a implantação do Sistema Nacional de Controle de Medicamentos e os mecanismos para reastreamento de medicamentos por meio eletrônico. Na resolução explicita-se que os medicamentos deverão ser identificados com o código DataMatrix em sua embalagem secundária. Na ausência desta, a identificação deve estar disposta na embalagem primária. A lei não atinge as necessidades de segurança da rastreabilidade hospitalar, porém, demonstra um avanço importante para a segurança de toda a população que utiliza medicamentos em farmácias e drogarias. Em 14 de janeiro de 2010 foi publicada a instrução normativa número 1 em que se detalha de maneira específica o mecanismo de controle e rastreamento dos medicamentos.

Determina-se o uso do GS1 DataMatrix como ferramenta, o qual deve possuir conteúdo mínimo de informações, dentre as quais GTIN, lote, validade e IUM (identificador único de medicamento – seguindo padrão de serialização da GS1), o qual está diretamente vinculado ao registro do produto na ANVISA e CNPJ da empresa receptora.

Resultados alcançados com a implantação da Rastreabilidade com o uso de códigos de barras bidimensionais

De maneira breve, citamos os benefícios rastreabilidade com uso dos códigos de barras bidimensionais. Tem-se em mente que o processo é mais seguro a partir do GS1 DataMatrix previamente impresso no rótulo da embalagem primária do produto farmacêutico (menor unidade de consumo).

• Agilidade no processo de dispensação, com a baixa de estoque on-line Conferência do item dispensado de acordo com o prescrito;
• Histórico do lote do medicamento desde o recebimento ao momento em que é utilizado pelos pacientes (RASTREABILIDADE intra-hospitalar);
• Histórico do item, da fabricação até o seu consumo (RASTREABILIDADE extra-hospitalar);
• Garantia da dispensação de medicamentos em condição de uso, havendo bloqueio de dispensação de lotes interditados ou vencidos via sistema;
• Histórico do lote enviado para cada setor;
• Agilidade na localização de produtos interditados para recall.
• Checagem eletrônica da administração do medicamento à beira do leito, de acordo com a prescrição médica e assegurando o controle sobre 7 dos 9 certos propostos.
• Importante ferramenta para a obtenção de certificações de qualidade hospitalar.

Por diversas vezes os responsáveis pelas farmácias hospitalares encontram diversos empecilhos que impedem o desenvolvimento de projetos de rastreabilidade e não é incomum o motivo ser financeiro ou falta de apoio da direção.

Cabe ressaltar que, frente os custos gerados pelo erro e o tempo de mão-de-obra gasto com tarefas que não agregam valor e só oferecem mais riscos, são fatores que facilmente demonstram o rápido retorno do investimento.

Adicionalmente, atenção à legislação é o ponto focal do momento. Com o andamento deste projeto e o fomento para outras instituições em nível nacional, aguardamos elevar a assistência de saúde a um nível superior na qualidade.

No momento a atenção da legislação está voltada para a garantia de produtos autênticos e de origem legal, contudo, aguardamos para que dentro de mais algum tempo, possamos ter uma regulamentação para as embalagens primárias baseadas na identificação GS1 DataMatrix.

Por Nilson Gonçalves Malta,