​​Existem cinco passos que permitem aos parceiros comerciais sincronizar os dados de itens, localização e preços:

1 - Carregamento de Dados: O fornecedor registra os dados de seus produtos e suas informações no Data Pool de sua escolha.

2 - Registro de Dados: O Data Pool registra os dados no GS1 Global Registry que mantém a informação de onde se encontram os mesmos.

3 - Pedido de Subscrição: O Comprador por meio de seu Data Pool,subscreve a recepção da informação de um fornecedor.

4 - Publicação de Dados: O Data Pool do fornecedor publica a informação solicitada na base de dados do comprador.

​5 - Confirmação e Informação: O comprador envia uma confirmação ao fornecedor via Data Pool. O fornecedor tem a informação das ações tomadas pelo comprador.